Les technologies de partage d’écran sont un excellent investissement pour presque toutes les entreprises, et les avantages qu’ils offrent vont de l’augmentation de la productivité au sein de votre entreprise à une plus grande satisfaction des clients grâce à une assistance personnelle et en face à face. Comme de telles technologies sont encore relativement nouvelles dans le monde des affaires, de nombreuses personnes n’ont pas encore réalisé qu’à l’instar des conversations et des interactions sociales traditionnelles, une étiquette doit être respectée afin d’éviter les irrévérences ou de perdre l’attention de votre public.

Heureusement, nous sommes là pour vous fournir quelques conseils sur trois des meilleures pratiques en ce qui concerne le partage d’écran afin que vous puissiez les promouvoir dans vos bureaux, de manière à ce que chaque collaboration, conférence, appel, ou communication personnelle vidéo avec un client soit efficace, efficient et vaille l’investissement.

Étudiez au préalable le logiciel, le matériel et les fonctionnalités

Alors que de nombreux fournisseurs de système de vidéoconférence pour entreprises de premier plan offrent des logiciels simples, faciles à utiliser et efficaces, même les plus simples des applications et programmes peuvent rencontrer des erreurs et problèmes soudains. Ils sont cependant parfois attendus et, tant que vous êtes capables de redresser la barre et de résoudre le problème sans perdre trop de temps, les participants seront capables de comprendre. Il est donc important d’étudier le logiciel, le matériel et les fonctionnalités de la technologie de partage d’écran, vous ne serez ainsi pas pris par surprise et ne perdrez pas l’attention de ceux que vous avez invités à cause de problèmes insignifiants.

  • Maintenir le débit: si vous rencontrez un problème ou une erreur soudaine qui vient interrompre la session, faites de votre mieux pour maintenir le débit, expliquer le problème et présenter une solution. De cette façon, vos participants n’auront pas à attendre assis, à s’ennuyer en vous regardant vous agiter tout en essayant de déterminer ce qui se passe. Toutefois, si vous ne pouvez véritablement pas résoudre le problème rapidement, demandez un report et lancez une nouvelle convocation une fois que vous vous êtes méticuleusement assuré que le problème ne se reproduira plus.
  • Des problèmes se poseront : Il est essentiel de réaliser que des erreurs, qui sont hors de votre contrôle, se produiront un jour où l’autre, c’est pourquoi il est impératif d’étudier minutieusement votre système. Cela vous aidera à maintenir le débit de la session même si un désastre se produit, et cela vous aidera à déterminer si vous êtes capables de résoudre le problème, ou s’il vous faut réclamer l’aide de professionnels. Élaborer un plan d’urgence pour faire face aux problèmes est une bonne idée, cela vous permettra de ne pas être pris par surprise et de maintenir un semblant de professionnalisme durant l’appel.
  • « Cest en forgeant que lon devient forgeron » : comme l’explique un article de 2Win ! Global Blog, pour éviter les embarras liés aux erreurs ou aux problèmes qui vous prennent par surprise, entraînez-vous simplement à utiliser autant que possible le système avant de passer aux choses sérieuses. Si vous entretenez un lien très étroit avec un pair, demandez-lui de vous aider. De cette façon, vous pouvez confortablement commencer une session de partage d’écran avec un pair et essayer les différentes fonctionnalités, ainsi vous gagnerez en expérience et serez capable d’exploiter le plein potentiel du système, tout en gérant les erreurs ou les autres interruptions lorsqu’elles se présenteront.

Configurez un profil utilisateur dédié au partage vidéo

Bien que vous ne souhaitiez peut-être pas modifier votre arrière-plan de chats jouant au football ou de votre artiste favori, dans un environnement professionnel ce type d’arrières-plans peuvent facilement devenir des distractions ou être considérés comme non professionnels. Toutefois, cela ne signifie pas que vous devez retirer toute identité à votre ordinateur, qu’il soit fixe ou portable, car vous pouvez simplement créer un tout nouveau profil, sur lequel vous pouvez vous connecter pour les rendez-vous professionnels. De cette façon, votre station de travail peut garder son identité, sans obliger les autres à la subir durant les réunions ou les collaborations nécessitant un partage d’écran. Cela vous permettra également de disposer d’un écran plus net et ne présentant aucune distraction, vous rendant plus professionnel aux yeux de votre interlocuteur tout en stimulant la productivité de chacune des sessions.

Rappelez-vous que votre bureau sera exposé

Enfin, un aspect que de nombreuses personnes semblent oublier c’est que, si les participants des sessions de vidéoconférence peuvent voir votre visage et entendre votre voix, ils peuvent probablement voir la partie de votre bureau qui se trouve derrière vous et entendre les bruits qui vous entourent. Vous avez peut-être déjà appris à ignorer de telles distractions, mais pour votre public, ces nouveaux sons et images sont bien plus apparents. Donc, comme le partage eLearning Brothers, prenez le temps de prendre en considération les bruits ou les perturbations qui peuvent être présents au sein de votre bureau, et faites votre mieux pour les éliminer. Et si vous ne pouvez éliminer tous les bruits de fond ou les lumières, envisagez d’utiliser la fonction de sourdine chaque fois que vous ne vous exprimez pas, ou cherchez dans les paramètres pour voir si vous pouvez au moins les réduire.

Les technologies de partage d’écran ont certainement un grand nombre de fantastiques avantages à offrir aux entreprises modernes, mais elles peuvent perdre de leur efficacité si les salariés ne les utilisent pas correctement. Encouragez donc vos salariés à mettre en pratique ces trois conseils, afin que chaque dollar investi dans ces technologies offre d’excellents rendements.

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